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轻松关联Word 与Excel 数据
作者:admin 日期:2011-05-28
另外这些信息一般是以Excel2007表格的形式保存的，往往会想到运用数据库或某些专门软件进行处理，将两个具有相同字段的表格进行关联，以实现数据交换。但如果手头上没有现成的软件，或者对数据库软件不太熟悉的情况下该怎么办？在Word2007和Excel2007中能否实现这样的关联来进行数据的共享交换？实际上利用“邮件合并”功能，通过表格选择、关联单元格、关联表格三个步骤即可实现数据交换。
完成表格选择
学生成绩通知单中的表格格式如表1所示，表中第一行中的内容是固定不变的，而每位学生的相关内容是各不相同的，需要从Excel2007表格中调用。Excel2007表格中的部分学生数据信息如表2所示，下面是实现的具体方法和步骤。
表1 学生成绩通知表格
表2 部分学生成绩Excel表格
我们先打开Word2007，编辑制作好学生成绩通知单的内容和表格框架，接着依次执行“邮件”-“开始邮件合并（如图1）”-“邮件合并分步向导”命令打开“邮件合并”对话框，在“选择文档类型”列表中点击选择第一项“信函”单选按钮，完成第一步的设置（如图2）。单击“下一步：正在启动文档”按钮，在打开的对话框的“选择开始文档”列表中点击选择“使用当前文档”单选按钮。
图1 开始邮件合并
图2 “邮件合并”对话框
然后单击“下一步：选取收件人”按钮，在“选择收件人”列表中点击选择“使用现有列表”单选按钮，接着在“使用现有列表”区域中单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，找到并选择事先编辑好的“学生成绩.xls”文件，然后点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，如图3所示，勾选“数据首行包含列标题”复选框（在下面的插入合并域对话框中将显示这些标题），并选择列表中的第一项即Excel表格中的第一个工作薄，完成表格的选择。
图3 “选择表格”对话框
建立单元格关联
选择好表格后点击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图4所示，点击“全选”按钮，选中表格中的所有纪录，然后点击“确定”按钮，完成合并收件人的设置。
图4 “邮件合并收件人”对话框
接着将光标定位到表1第二行“姓名”下面的单元格中，然后单击“下一步：撰写信函”按钮，在“撰写信函”列表中点击“其他项目”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图5所示。点击选择“数据库域”单项按钮，然后在下面的“域”列表中选中“姓名”，接着点击“插入”按钮（或者双击）将Excel2007表格中姓名字段插入Word2007表格中，这时表1第二行第一个单元格中将显示“姓名”字样，我们可以像普通文字一样进行字体、颜色、大小等的设置。最后，用同样的方法为表1中其它单元格建立关联。
图5 “插入合并域”对话框
完成所有关联
现在将表1中所有单元格建立好关联后点击“下一步：预览信函”按钮，表1第二行中的相关内容变成Excel表格中的数值，预览结果如表3所示。
表3 第一位学生预览结果
如果想预览其他学生的成绩单，可以在“预览”信函区域中点击“<<”和“>>”按钮在不同的学生之间切换。
预览无误后，点击“下一步：完成合并”按钮，完成邮件的合并操作。如果需要打印，链接好打印机后，点击“合并”列表中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，如图6所示，选择“全部”、“当前纪录”或“从某个纪录到某个纪录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮进行打印。
图6 “合并到打印机”对话框
如果需要保存，点击“合并”列表中的“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，如图7所示，点击选择“全部”、“当前纪录”或“从某个纪录到某个纪录”中的一个选项，然后点击“确定”按钮，则自动新建并打开一个名为“字母1”的文件，在这个文件中每一个学生的成绩单都将被单独保存在一个页面上，这时保存或者起个名字另存就可以了。
图7 “合并到新文档”对话框
使用Word2007中的“邮件合并”功能可以将Word2007和Excel2007关联起来，就像数据库中不同表格之间建立关联一样，实现数据的共享交换。通过上面的例子我们不难发现，学生成绩通知单就像一个模板，只要制作好了这个模板，再建立起与Excel2007的关联，就可以批量地生成学生的成绩通知单了。这样既节省了时间又降低了输入过程中出错的几率。
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